Lợi ích của một hộp thư đến được tổ chức
Một hộp thư đến được tổ chức mang lại nhiều lợi ích cho công việc và cuộc sống hàng ngày của bạn. Dưới đây là những lợi ích chính:
Tăng hiệu suất làm việc
Với một hộp thư đến được tổ chức, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm và xử lý email một cách nhanh chóng. Điều này giúp tăng hiệu suất làm việc và giảm thiểu thời gian mất ra để tìm kiếm thông tin cần thiết.
Tiết kiệm thời gian
Một hộp thư đến được tổ chức giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách làm cho quy trình làm việc của bạn trở nên trơn tru và hiệu quả hơn. Bạn sẽ không phải lãng phí thời gian để tìm kiếm email cũ hay xử lý các email không quan trọng.
Giảm căng thẳng và phiền toái
Một hộp thư đến không tổ chức sẽ khiến bạn cảm thấy căng thẳng và phiền toái. Trái lại, một hộp thư đến được tổ chức giúp bạn có thể quản lý email một cách dễ dàng và đơn giản, giúp giảm bớt áp lực và căng thẳng trong cuộc sống hàng ngày.
Mười gợi ý tổ chức email để thử
1. Kiểm tra email theo lịch trình
Thay vì xem email liên tục, hãy đặt lịch cho việc kiểm tra email. Điều này giúp bạn tập trung vào công việc chính và tránh việc bị phân tâm bởi email.
2. Chia email thành nhiều tài khoản
Nếu bạn có nhiều loại công việc hoặc vai trò khác nhau, hãy xem xét việc sử dụng nhiều tài khoản email riêng biệt để tách rời thông tin và giữ cho hộp thư đến được tổ chức hơn.
3. Kết hợp nhiều tài khoản email thành một
Ngược lại với gợi ý trước, bạn cũng có thể kết hợp nhiều tài khoản email vào một tài khoản duy nhất để tiện quản lý và theo dõi.
4. Dọn dẹp hộp thư đến
Thực hiện việc dọn dẹp hộp thư đến thường xuyên. Loại bỏ các email không cần thiết, phân loại vào các thư mục phù hợp và giữ cho hộp thư đến luôn trong tình trạng gọn gàng.
5. Khám phá các quy tắc định tuyến
Sử dụng tính năng quy tắc định tuyến trong email để tự động xử lý và phân loại email dựa trên các yếu tố nhất định như nguồn gửi, tiêu đề hoặc từ khóa.
6. Hủy đăng ký email không mong muốn
Loại bỏ các email không mong muốn khỏi hộp thư đến bằng cách hủy đăng ký khỏi các danh sách email không cần thiết.
7. Có chiến lược chống thư rác
Đảm bảo rằng bạn có các cấu hình và chiến lược chống thư rác hiệu quả để giảm thiểu lượng thư rác trong hộp thư đến của bạn.
8. Tạm dừng email
Sử dụng tính năng tạm dừng email để hoãn lại việc nhận các email không quan trọng cho đến khi bạn có thể xử lý chúng một cách tốt nhất.
9. Gắn cờ và đánh dấu các tin nhắn mới
Gắn cờ hoặc đánh dấu các tin nhắn mới để dễ dàng nhận biết và ưu tiên xử lý các email quan trọng và cần phản hồi.
10. Sử dụng chế độ xem cuộc trò chuyện
Sử dụng chế độ xem cuộc trò chuyện để nhóm các email có liên quan lại với nhau, giúp bạn theo dõi và trả lời thông điệp một cách dễ dàng.
Các phương pháp phổ biến để tổ chức email
Phương pháp thời gian – thư mục
Theo phương pháp này, bạn tạo ra các thư mục dựa trên khoảng thời gian ví dụ như “hôm nay”, “tuần này”, “tháng này” và di chuyển email vào các thư mục tương ứng.
Phương pháp thư mục chờ
Phương pháp này giúp bạn quản lý email đến và đánh dấu các email cần phản hồi hoặc hoàn thành. Bạn di chuyển các email này vào thư mục “chờ” và sau đó hoàn thành chúng khi có thể.
Phương pháp hộp thư đến rỗng
Hộp thư đến rỗng là phương pháp quản lý email mà bạn cố gắng để giữ cho hộp thư đến không có email nào còn xử lý. Bạn di chuyển các email vào các thư mục khác để giữ hộp thư đến luôn sạch sẽ.
Công cụ tổ chức email trong các dịch vụ email phổ biến
Gmail
Gmail cung cấp nhiều công cụ để tổ chức email, bao gồm các nhãn, bộ lọc, phân loại thông minh và nhiều tính năng tiện ích khác.
iCloud
Dịch vụ email iCloud cung cấp các tính năng tổ chức như thư mục, bộ lọc và thu thập thông tin liên hệ thông minh.
Yahoo
Yahoo Mail cung cấp các công cụ tổ chức email như thư mục, bộ lọc và cảnh báo email quan trọng.
Outlook
Outlook cung cấp các tính năng tổ chức email như các thư mục, bộ lọc và quy tắc xử lý thư tự động.
Các ứng dụng và dịch vụ bên thứ ba để giữ cho bạn được tổ chức
Clean Email
Clean Email là một ứng dụng giúp bạn tổ chức và quản lý email dễ dàng, bằng cách phân loại và xử lý các email không mong muốn và thừa không cần.
SaneBox
SaneBox là một dịch vụ tổ chức email thông minh, giúp bạn tự động phân loại và xử lý email quan trọng và không quan trọng.
Unroll.Me
Unroll.Me là một dịch vụ giúp bạn hủy đăng ký các email không mong muốn và xem danh sách các email bạn đang theo dõi trong một giao diện duy nhất.
Boomerang
Boomerang là một ứng dụng giúp bạn quản lý email thông minh, bằng cách lên lịch gửi và nhận email, theo dõi email chưa đọc và nhiều tính năng khác.
