Invoice email là gì?
Invoice email là một email được gửi cho khách hàng để thông báo và yêu cầu thanh toán hóa đơn. Đây là một phương thức tiện lợi và hiệu quả để gửi hóa đơn đến khách hàng mà không cần in và gởi qua bưu điện.
Mẫu email hóa đơn
Có nhiều mẫu email hóa đơn mà bạn có thể sử dụng, tùy thuộc vào nhu cầu và tùy chỉnh của doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là một số mẫu email hóa đơn phổ biến:
- Mẫu email hóa đơn cơ bản: Gửi thông tin hóa đơn cơ bản như tên khách hàng, ngày tạo hóa đơn, số hóa đơn, và số tiền phải thanh toán.
- Mẫu email hóa đơn có thiết kế chuyên nghiệp: Gửi thông tin hóa đơn trong một giao diện được thiết kế đẹp mắt với logo và màu sắc phù hợp với thương hiệu của doanh nghiệp.
- Mẫu email hóa đơn chi tiết: Gồm danh sách chi tiết các sản phẩm hoặc dịch vụ đã cung cấp, số lượng, giá cả, và tổng số tiền.
- Mẫu email hóa đơn nhắc nhở: Gửi email nhắc nhở cho khách hàng về việc thanh toán hóa đơn trước khi đến hạn.
Nội dung email hóa đơn cần bao gồm
Thương hiệu doanh nghiệp
Thêm logo và màu sắc phù hợp với thương hiệu của doanh nghiệp để tạo sự chuyên nghiệp và tăng tính nhận diện cho khách hàng.
Thông tin liên hệ
Bao gồm tên và địa chỉ của doanh nghiệp, số điện thoại, địa chỉ email và website để khách hàng có thể liên hệ khi cần thiết.
Mã số hóa đơn
Ghi rõ mã số hóa đơn để dễ dàng theo dõi và xác nhận thanh toán.
Danh sách chi tiết các sản phẩm hoặc dịch vụ đã cung cấp
Cung cấp một danh sách chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ đã được cung cấp, bao gồm số lượng, giá cả và tổng tiền.
Hạn thanh toán
Yêu cầu khách hàng thanh toán trước một ngày cụ thể để đảm bảo sự tiện lợi và đúng hẹn trong việc thu tiền.
Số tiền phải thanh toán
Cho biết số tiền cần thanh toán và cách thanh toán. Nếu có phí trễ hạn, hãy cung cấp thông tin về nó.
Phương thức thanh toán
Liệt kê các phương thức thanh toán có sẵn để khách hàng lựa chọn và hướng dẫn cách thanh toán qua từng phương thức.
Thực hành tốt khi gửi email hóa đơn
Giữ tính chuyên nghiệp
Viết và gửi email hóa đơn một cách chuyên nghiệp, tránh việc sử dụng ngôn ngữ không thích hợp hoặc cá nhân hóa quá mức.
Viết dòng tiêu đề rõ ràng
Chọn một dòng tiêu đề dễ hiểu và trực tiếp để khách hàng có thể nhận biết được nội dung chính của email.
Cung cấp thông tin liên hệ của bạn
Đảm bảo rằng email hóa đơn đi kèm với tên và thông tin liên hệ của bạn, để khách hàng có thể liên hệ và giải đáp các câu hỏi liên quan đến hóa đơn.
Cá nhân hóa email
Nếu có thể, cá nhân hóa email bằng cách gửi tới tên và thông tin cá nhân của khách hàng, tạo sự gần gũi và tăng tính tương tác.
Gửi email hóa đơn sớm
Tiếp tục gửi email hóa đơn cho khách hàng sớm để họ có thời gian chuẩn bị và thu xếp nguồn tài chính để thanh toán đúng hạn.
Giữ nội dung email đơn giản
Tránh việc sử dụng ngôn ngữ phức tạp và đảm bảo rằng nội dung email được trình bày rõ ràng và dễ hiểu.
Trung thực và minh bạch
Đảm bảo rằng mọi thông tin trong email hóa đơn là chính xác và minh bạch. Đặc biệt, nếu có phí trễ hạn, hãy điền đầy đủ thông tin liên quan và kể rõ chính sách của doanh nghiệp.
Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp
Trước khi gửi email hóa đơn, hãy kiểm tra kỹ lỗi chính tả và ngữ pháp để đảm bảo rằng nội dung được trình bày một cách chính xác và chuyên nghiệp.
Cách xử lý hóa đơn quá hạn
Gửi thông báo nhắc nhở đúng thời gian
Khi hóa đơn trở nên quá hạn, hãy gửi email nhắc nhở khách hàng về việc thanh toán một cách lịch sự và chuyên nghiệp.
Rõ ràng về điều khoản thanh toán
Đảm bảo rằng các điều khoản thanh toán được ghi rõ trong email hóa đơn ban đầu, bao gồm các khoản phí trễ hạn nếu có.
Liên hệ chuyên nghiệp sau hóa đơn quá hạn
Nếu hóa đơn vẫn chưa được thanh toán sau khi gửi nhắc nhở, hãy liên hệ với khách hàng một cách chuyên nghiệp để tìm hiểu về tình hình và khuyến khích thanh toán.
Hậu quả của thanh toán quá hạn
Xem xét các hậu quả có thể xảy ra khi thanh toán hóa đơn quá hạn, bao gồm phí trễ hạn, hạn chế dịch vụ, và thậm chí là việc chấm dứt hợp đồng.
Tạo mẫu email hóa đơn trên Mailchimp
Mailchimp cung cấp nhiều mẫu email chuyên nghiệp và dễ tùy chỉnh để gửi hóa đơn cho khách hàng. Bạn có thể chọn mẫu email phù hợp với thương hiệu và nhu cầu của doanh nghiệp của bạn, và tùy chỉnh nội dung và giao diện theo ý muốn.
