Email là gì?
Email (viết tắt của Electronic Mail) là phương tiện truyền tin tức thời gian thực thông qua mạng internet. Nó cho phép gửi, nhận và lưu trữ các tin nhắn và tập tin đính kèm qua địa chỉ email được cung cấp.
Cách viết email
Cách viết email trên máy tính
Việc viết email trên máy tính thường được thực hiện thông qua các ứng dụng email như Microsoft Outlook, Gmail, hoặc Yahoo Mail. Bạn chỉ cần mở ứng dụng email và bắt đầu viết email bằng cách nhấp vào nút “Tạo một email mới” hoặc biểu tượng tương tự.
Cách viết email trên điện thoại
Viết email trên điện thoại di động cũng tương tự như trên máy tính, nhưng bạn sẽ sử dụng ứng dụng email đã được cài đặt trên điện thoại của bạn. Nhấn vào biểu tượng ứng dụng email trên màn hình chính của điện thoại để bắt đầu viết email mới.
Các bước viết email
Đặt tiêu đề
Tiêu đề email cần được chú ý để gửi thông điệp chính xác. Nó nên tóm tắt nội dung chính của email và thu hút sự chú ý của người nhận.
Đính kèm tệp
Nếu bạn muốn gửi tệp đính kèm, nhấp vào biểu tượng “Đính kèm tệp” trong giao diện viết email và chọn tệp cần đính kèm từ máy tính hoặc điện thoại của bạn.
Viết nội dung email
Nội dung email nên rõ ràng, ngắn gọn và truyền đạt ý đồ của bạn một cách hiệu quả. Bạn có thể sử dụng các đoạn văn ngắn, định dạng và dấu chấm câu để tạo nét nhấn và dễ đọc.
Kiểm tra lại toàn bộ nội dung và file đính kèm
Sau khi viết email, hãy đảm bảo rằng bạn đã kiểm tra lại toàn bộ nội dung và file đính kèm để tránh gửi đi những lỗi hoặc thông tin không chính xác.
Nhập địa chỉ email người nhận
Nhập địa chỉ email của người nhận vào trường “Gửi đến” hoặc “Người nhận” trong giao diện viết email. Hãy chắc chắn rằng bạn nhập đúng địa chỉ email để email được gửi đến đúng người.
Tạo chữ ký ở cuối mail
Để thể hiện chuyên nghiệp và cá nhân hóa email, bạn có thể tạo chữ ký ở cuối email. Chữ ký thường bao gồm tên, vị trí công việc và thông tin liên hệ của bạn.
Kiểm tra lại toàn bộ email một lần nữa
Trước khi gửi email, hãy đọc lại toàn bộ nội dung một lần nữa để đảm bảo rằng không có lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc thông tin thiếu sót.
Bí quyết giúp viết email chuyên nghiệp
Luôn luôn phải có tiêu đề email
Tiêu đề email giúp người nhận hiểu rõ nội dung chính của email và cùng với nội dung mở đầu, giúp người nhận quyết định xem email có cần đọc ngay lập tức hay không.
Đưa ra vấn đề chính ở câu mở đầu
Ở câu mở đầu, hãy đưa ra vấn đề chính một cách rõ ràng và ngắn gọn để người nhận có thể hiểu ngay lập tức vấn đề của email.
Không bắt đầu mail bằng những câu mơ hồ
Tránh bắt đầu email bằng những câu mơ hồ và vòng vo. Hãy sử dụng câu mở đầu rõ ràng và trực tiếp để người nhận hiểu được ý đồ của bạn.
Không sử dụng ký tự in hoa
Việc sử dụng ký tự in hoa trong email có thể được xem là việc thể hiện sự thô lỗ và không cần thiết. Nên sử dụng chữ in thường cho giao tiếp chuyên nghiệp.
Không viết tắt
Nếu không rõ cách viết đầy đủ từ, hãy tìm hiểu và sử dụng các từ ngữ chính xác. Tránh viết tắt trong email để tránh hiểu nhầm hoặc gây khó khăn cho người nhận.
Giữ cho email ngắn gọn
Email nên ngắn gọn và truyền đạt ý chính một cách hiệu quả. Tránh việc viết quá dài và thừa thãi, hãy tập trung vào nội dung chính và sử dụng câu ngắn gọn, dễ hiểu.
Kèm theo lời thưa gửi và cảm ơn
Đừng quên bổ sung lời chào hỏi và lời cảm ơn tới người nhận email. Điều này giúp tạo mối quan hệ tốt hơn và thể hiện sự tôn trọng và lịch sự.
Thêm chữ ký vào cuối email
Thêm chữ ký vào cuối email để cá nhân hóa và tăng tính chuyên nghiệp. Chữ ký thường bao gồm tên, chức vụ và thông tin liên hệ của bạn.
Đúng giờ
Hãy luôn gửi email đúng thời gian mà bạn đã thỏa thuận hoặc đã cam kết với người nhận. Điều này không chỉ giúp thể hiện tính chuyên nghiệp mà còn thể hiện sự tôn trọng đối với thời gian của người khác.
Với những bí quyết viết email chuyên nghiệp trên, bạn có thể viết email một cách hiệu quả, truyền đạt thông điệp chính đến người nhận một cách rõ ràng và tạo ấn tượng tích cực trong việc giao tiếp qua email.
