Định dạng email: 4 thành phần email quan trọng
Dòng chủ đề
Dòng chủ đề là phần đầu của email và có vai trò quan trọng trong việc thu hút sự chú ý của người nhận và khuyến khích họ mở email của bạn. Một dòng chủ đề tốt cần ngắn gọn, súc tích và truyền tải rõ ràng nội dung chính của email.
Lời chào
Lời chào được sử dụng để bắt đầu email và thiết lập mối quan hệ với người nhận. Bạn có thể sử dụng lời chào thông thường như “Xin chào” hoặc “Chào bạn” hoặc sử dụng lời chào cá nhân hơn dựa trên mối quan hệ của bạn với người nhận email.
Nội dung
Phần nội dung của email chứa thông điệp chính mà bạn muốn truyền đạt. Đảm bảo rằng nội dung của email là rõ ràng, trình bày một cách có trật tự và chia thành các đoạn để dễ đọc. Sử dụng các câu chữ dễ hiểu, không sử dụng ngôn ngữ quá phức tạp và làm rõ mục tiêu, yêu cầu hoặc thông tin cần thiết mà bạn muốn gửi đến người nhận.
Kết luận
Phần kết luận của email giúp bạn tóm tắt lại nội dung chính và gửi lời của bạn đến người nhận. Bạn có thể sử dụng kết luận để đề xuất hành động tiếp theo hoặc để cảm ơn người nhận đã dành thời gian đọc email của bạn. Đảm bảo rằng kết luận của bạn là mạnh mẽ, tổng kết thông tin và gửi đi thông điệp cuối cùng của bạn.
10 Mẹo để viết email hiệu quả
Xác định mục tiêu của email
Trước khi bắt đầu viết email, hãy xác định rõ mục tiêu của bạn. Bạn muốn người nhận đọc, phản hồi, hay thực hiện một hành động nào đó? Xác định mục tiêu sẽ giúp bạn tập trung vào nội dung và thông điệp của email.
Xem xét nhu cầu của đối tượng người nhận
Hãy đặt mình vào vị trí của người nhận email và xem xét những gì họ có thể muốn hoặc cần biết. Thông qua việc hiểu nhu cầu của người nhận, bạn có thể tạo ra nội dung hấp dẫn và có giá trị cho họ.
Tạo đoạn giới thiệu hấp dẫn
Đoạn giới thiệu của email là cơ hội để gây ấn tượng ban đầu cho người nhận. Sử dụng câu chuyện, dữ liệu thú vị hoặc câu hỏi tạo sự tò mò để thu hút sự chú ý và khuyến khích người nhận tiếp tục đọc email của bạn.
Viết một cách ngắn gọn
Tránh việc viết quá dài và không cần thiết. Sử dụng câu chữ ngắn gọn, loại bỏ các từ dư thừa và chỉ tập trung vào những thông tin quan trọng nhất. Một email ngắn gọn sẽ dễ đọc và người nhận cũng sẽ có xu hướng đọc hết.
Sử dụng các quy tắc ứng xử đúng
Ứng xử đúng trong email là điều quan trọng để tạo cảm giác chuyên nghiệp và tôn trọng đối tác giao tiếp. Hãy sử dụng ngôn ngữ lịch sự, tránh sử dụng ngôn ngữ mạnh mang tính cạnh tranh và xem xét cách diễn đạt ý kiến sao cho phù hợp.
Giữ nguyên một chủ đề
Một email hiệu quả nên tập trung vào một chủ đề duy nhất. Điều này giúp người nhận dễ dàng hiểu và giai quyết nội dung của email. Nếu bạn có nhiều chủ đề cần thảo luận, hãy gửi nhiều email riêng biệt thay vì xen kẽ chúng trong một email duy nhất.
Kiểm tra chính tả và ngữ pháp
Trước khi gửi email, hãy kiểm tra chính tả và ngữ pháp để đảm bảo rằng email của bạn không có lỗi và dễ đọc. Sử dụng công cụ kiểm tra chính tả và đọc lại từng câu chữ để đảm bảo tính chính xác của email.
Lên lịch gửi email
Đối với email quảng cáo hoặc email gửi hàng loạt, hãy lên lịch gửi email vào thời điểm phù hợp để tăng cơ hội mở email và phản hồi. Nghiên cứu và xác định thời điểm tốt nhất để gửi email dựa trên đối tượng người nhận và thị trường cụ thể.
Theo dõi và tiếp tục
Theo dõi email của bạn và tiếp tục với những người nhận không phản hồi. Có thể họ đã bị quên mất hoặc không thấy email của bạn. Tiếp tục gửi nhắc nhở hoặc hỏi thăm để tạo thêm cơ hội tương tác và phản hồi.
Chấp nhận thử và lỗi
Không sợ thử nghiệm và tìm hiểu từ những lỗi sai. Bạn có thể sử dụng các công cụ theo dõi, phân tích và phản hồi khách hàng để cải thiện hiệu quả của email theo thời gian. Học từ những lần thử và lỗi và điều chỉnh chiến lược email của bạn dựa trên những kết quả và phản hồi thu được.
Bắt đầu gửi email hiệu quả hơn
Với những gợi ý trên, bạn có thể tạo ra những email hấp dẫn, dễ đọc và có tác động trong việc giao tiếp và tương tác với người nhận. Hãy dành thời gian để xem xét và cải thiện email của bạn để đạt được hiệu quả tốt nhất.
